Prowadzisz kancelarię prawną, ale nie jesteś zadowolony ze swojej księgowej? A może masz wrażenie, że księgowość Twojej kancelarii mogłaby być prowadzona sprawniej, a kontakt z biurem rachunkowym powinien wyglądać inaczej?
Zmiana biura rachunkowego jest prostsza, niż mogłoby się wydawać. Nie musisz czekać do końca roku, nie musisz zawieszać działalności ani przerywać wystawiania faktur.
Trzeba jednak pamiętać o kilku zasadach, aby przeniesienie księgowości przebiegło bez niepotrzebnych problemów.
Czy można zmienić księgową w trakcie roku?
Tak. Biuro rachunkowe możesz zmienić w dowolnym momencie roku podatkowego.
Nie ma przepisu, który nakazywałby prowadzenie księgowości przez to samo biuro od stycznia do grudnia. Jeżeli więc obecna księgowa nie spełnia Twoich oczekiwań, nie musisz czekać kolejnych kilku miesięcy, aby rozpocząć współpracę z kimś innym.
Najwygodniej jest jednak zaplanować zmianę na przełomie miesięcy. Wówczas łatwiej ustalić, które biuro odpowiada za poszczególne okresy rozliczeniowe.
Pamiętaj przy tym, że termin zmiany zależy również od umowy zawartej z dotychczasowym biurem rachunkowym. Może ona przewidywać określony okres wypowiedzenia.
Dlaczego prawnicy zmieniają biura rachunkowe?
Powodów może być wiele. Czasem chodzi o cenę. Innym razem o trudności w komunikacji, brak terminowych odpowiedzi albo poczucie, że księgowa nie rozumie specyfiki prowadzenia kancelarii prawnej.
Zdarza się również, że prawnik zaczyna mieć wątpliwości co do poprawności swoich rozliczeń.
Warto bowiem pamiętać, że księgowość kancelarii ma pewne charakterystyczne zagadnienia. Dotyczą one chociażby rozliczania składek samorządowych, obowiązkowego ubezpieczenia OC, kosztów zastępstwa procesowego, wydatków ponoszonych w imieniu klientów czy wynagrodzeń za pomoc prawną świadczoną z urzędu.
Dlatego przy wyborze nowego biura rachunkowego warto zwrócić uwagę nie tylko na cenę usługi, ale również na doświadczenie w obsłudze prawników.
Jak przenieść księgowość kancelarii do innego biura?
Cały proces można podzielić na kilka podstawowych etapów.
1. Wybierz nowe biuro rachunkowe
Zanim wypowiesz umowę dotychczasowej księgowej, znajdź biuro, z którym chcesz rozpocząć współpracę. Zapytaj o zakres usług, sposób przekazywania dokumentów, zasady komunikacji oraz doświadczenie w rozliczaniu kancelarii prawnych.
Warto również ustalić, czy nowe biuro pomoże Ci w organizacji przeniesienia księgowości.
2. Sprawdź okres wypowiedzenia umowy
Przeczytaj umowę z obecnym biurem rachunkowym. Sprawdź, kiedy możesz zakończyć współpracę, jakie obowiązki ma dotychczasowe biuro i w jaki sposób powinno przekazać dokumentację.
Nie zakładaj, że rozwiązanie umowy oznacza automatyczne zakończenie wszystkich rozliczeń.
Przykładowo, jeśli biuro prowadzi księgowość do końca listopada, trzeba jeszcze ustalić, kto przygotuje deklaracje i rozliczenia za listopad, których terminy przypadają w grudniu.
3. Ustal datę przejęcia księgowości
To szczególnie ważny etap. Nowe i dotychczasowe biuro powinny mieć jasno określony zakres obowiązków. Chodzi przede wszystkim o to, aby nie powstała sytuacja, w której każda ze stron zakłada, że określone rozliczenie przygotuje ktoś inny.
Najlepiej uzgodnić na piśmie, kto odpowiada za ostatni okres rozliczeniowy, kto sporządzi deklaracje podatkowe i kto zajmie się składkami ZUS.
4. Przekaż dokumentację księgową
Nowe biuro będzie potrzebowało dokumentów pozwalających kontynuować rozliczenia Twojej kancelarii. W zależności od sposobu prowadzenia księgowości mogą to być między innymi:
- podatkowa księga przychodów i rozchodów albo księgi rachunkowe;
- ewidencje VAT i złożone pliki JPK;
- ewidencja środków trwałych;
- informacje o zaliczkach na podatek dochodowy;
- dokumenty dotyczące ZUS i pracowników;
- informacje o nierozliczonych fakturach, należnościach i zobowiązaniach.
Nie musisz samodzielnie przygotowywać całej listy. Nowe biuro powinno wskazać, jakich dokumentów potrzebuje. Warto jednak zadbać o potwierdzenie ich przekazania.
5. Uporządkuj pełnomocnictwa i dostęp do KSeF
Zmiana księgowej oznacza również konieczność uporządkowania upoważnień. Nowe biuro może potrzebować pełnomocnictwa do podpisywania deklaracji elektronicznych, odpowiednich upoważnień w ZUS oraz dostępu do Krajowego Systemu e-Faktur.
Trzeba także pamiętać o odwołaniu uprawnień poprzedniego biura, które nie są już potrzebne.
Nie przekazuj nowej księgowej swoich prywatnych haseł do systemów urzędowych. Korzystaj z przewidzianych do tego pełnomocnictw i mechanizmów nadawania uprawnień.
6. Sprawdź pierwsze rozliczenia
Po zmianie biura warto upewnić się, że wszystkie dokumenty zostały prawidłowo przekazane, a bieżące rozliczenia są przygotowywane terminowo.
Zwróć uwagę na informacje o wysokości podatków i składek ZUS oraz sposób obsługi faktur. Pierwszy miesiąc współpracy jest dobrym momentem na wyjaśnienie ewentualnych braków w dokumentacji.
Czy zmiana biura rachunkowego wiąże się z dodatkowymi kosztami?
Niekoniecznie.
Niektóre biura rachunkowe przejmują standardową dokumentację bez dodatkowych opłat. Inne pobierają wynagrodzenie za czynności związane z rozpoczęciem współpracy.
Wiele zależy od ilości dokumentów, formy prowadzenia działalności i stanu dotychczas
Przenieś księgowość swojej kancelarii do web.lex Księgowość
Jeśli myślisz o zmianie biura rachunkowego, zachęcam Cię do przyjrzenia się ofercie web.lex Księgowość. Przeniesienie księgowości jest całkowicie bezpłatne (wyjąwszy sytuacje, w których należy uporządkować wiele dokumentów i przeprowadzić szczegółowy audyt dotychczasowych księgowań).
Zobacz szczegóły przeniesienia księgowości na naszym blogu >>
Autor:
Rafał Chmielewski
web.lex Księgowość
{ 0 komentarze… dodaj teraz swój }